👥 Gérer vos pèlerins Omra et Hajj
La fiche pèlerin est le cœur de B2BOmra. Elle centralise toutes les informations utiles pour organiser votre voyage : identité, passeport, photo, famille, paiements, tâches et documents. Conçue pour une saisie rapide et sans erreur.
Créer un pèlerin
Depuis la sidebar, cliquez sur Pèlerins → Ajouter. Vous avez deux modes :
- Saisie manuelle : vous renseignez les champs un par un (nom, prénom, genre, date de naissance, nationalité, passeport, etc.).
- Scanner le passeport : ouvrez la modale de scan, prenez en photo ou téléversez le passeport. L'application lit la MRZ (la zone à 2 lignes en bas du passeport) et préremplit automatiquement la quasi-totalité des champs, y compris les caractères arabes si le passeport est maghrébin ou du Golfe.
La fiche pèlerin en détail
Identité
Nom, prénom, genre, date et lieu de naissance, nationalité, téléphone, email. Un pèlerin peut exister sans être rattaché à un groupe (par exemple pour de l'Omra sur mesure ou un client particulier).
Identité en arabe (pour visas étrangers)
Pour les demandes de visa auprès du Royaume d'Arabie Saoudite et de certains autres pays, il est nécessaire de saisir le nom et prénom en caractères arabes. B2BOmra propose un clavier arabe virtuel intégré et un champ avec polices arabes natives. Si vous scannez un passeport maghrébin, ces champs sont préremplis automatiquement.
Passeport
- Numéro de passeport (avec détection des doublons : si vous tentez de saisir un passeport déjà présent dans votre agence, une alerte vous prévient et vous propose d'ouvrir la fiche existante) ;
- Pays émetteur, date de délivrance, date d'expiration ;
- Indicateur règle Arabie Saoudite : alerte si la validité du passeport est inférieure à 6 mois après la date de retour estimée.
Photo personnelle
Téléversez une photo de profil pour le pèlerin (utile pour les badges de groupe, les listes visuelles, l'identification rapide). Quand vous scannez un passeport, l'image complète est enregistrée comme document privé, et vous pouvez recadrer le visage directement dans la modale pour en faire une photo dédiée.
Famille
Indiquez un code famille commun à plusieurs pèlerins pour les regrouper. Précisez le rôle (chef de famille, conjoint, enfant, parent). Cette information sert au rooming automatique lors de l'attribution des chambres : une famille reste ensemble dans la même chambre.
Documents
À tout moment, vous pouvez attacher à la fiche pèlerin :
- Le scan du passeport (généré automatiquement si vous utilisez le scan IA) ;
- Le visa une fois obtenu ;
- Le billet d'avion ;
- Tout autre document (certificat de vaccination, carte de mutamir, etc.).
Tous ces fichiers sont stockés en zone privée et sécurisée : ils ne sont pas accessibles depuis Internet. Seuls les membres de votre agence peuvent les consulter, via leur session authentifiée. Voir Sécurité pour plus de détails.
Tâches et rappels
Pour chaque pèlerin, ajoutez des tâches : relance d'acompte, attente passeport, dépôt visa, rendez-vous, etc. Chaque tâche a une date d'échéance avec affichage coloré (vert si OK, orange si dans 7 jours, rouge si en retard). Ces tâches apparaissent dans le tableau de bord et la page Tâches & rappels pour ne rien oublier.
Une tâche spéciale « passeport expirant » est créée automatiquement six mois avant le départ d'un groupe si le passeport d'un pèlerin n'est pas valide assez longtemps. Vous n'avez rien à faire : la plateforme surveille et vous alerte.
Quand un numéro de téléphone est renseigné, un bouton WhatsApp apparaît directement sur la fiche : un tap pour ouvrir une conversation préremplie avec le nom de votre agence en signature.
Lier un pèlerin à un groupe
Quand vous constituez un voyage, vous rattachez les pèlerins à un groupe Omra. Le pèlerin hérite alors des dates de départ et de retour, de l'itinéraire vol, des hôtels et du taskin. Un pèlerin peut être déplacé d'un groupe à un autre ou rester « solo » si vous travaillez en sur-mesure.
Suivre les paiements et le visa
Les informations de paiement et le statut du visa ne se saisissent pas dans la fiche pèlerin. Elles apparaissent automatiquement quand vous créez un contrat ou une facture liée au pèlerin. Voir Comptabilité.
Bonnes pratiques
- Saisissez le téléphone et l'email dès la création : vous gagnerez du temps en relances.
- Utilisez le scan passeport plutôt que la saisie manuelle quand le passeport est sous la main.
- Renseignez le code famille dès l'inscription du premier membre : les suivants seront automatiquement regroupés.
- Vérifiez la validité du passeport en saisissant la date d'expiration : une alerte rouge apparaît si elle est trop proche du départ.